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5 conseils pour réussir son déménagement d'entreprise

Préparer un déménagement pour une entreprise est une étape qui demande de la préparation et de l’organisation. Suivez nos 5 conseils pour anticiper au mieux ce nouveau projet ! 

5 conseils pour réussir son déménagement d'entreprise

Sommaire

Préparez longtemps à l'avance le déménagement de votre entreprise

Que vous changiez de locaux pour accueillir de nouveaux collaborateurs, pour vous implanter dans un quartier stratégique ou pour accompagner la croissance de votre entreprise,  un déménagement est une étape importante dans la vie d’une société, qui doit se prévoir plusieurs mois à l’avance.

Cette organisation devra comprendre l’anticipation des différents coûts et devis à demander, délimiter la meilleure date de déménagement, anticiper les interrogations et doutes des employés pour les aider à accepter ce nouveau projet, que certains peuvent appréhender.

Bien sûr, plus vos effectifs sont importants, plus vous devrez vous y prendre en amont. Pour une petite équipe de 10 personnes ou moins, vous devrez anticiper deux à trois mois à l’avance, alors que pour une société de plus de 200/300 employés, vous y prendre 6 mois à un an à l’avance sera judicieux.

Bon à savoir

Dans le cadre du déménagement d’une grande entreprise, vous pouvez désigner un responsable dans chaque équipe qui sera l’interlocuteur privilégié entre vous et les employés concernant ce projet et son avancement.

Concevez un cahier des charges pour prévoir le déménagement

Le secret de chaque déménagement d’entreprise réussi ? Un cahier des charges bien préparé ! Celui-ci vous servira de support privilégié et vous permettra de lister toutes les étapes à prévoir, ce qui est vital pour ne rien oublier.

Dans votre cahier des charges, pensez donc à prévoir un rétroplanning, une liste des démarches à effectuer, les différents prestataires à contacter, un plan des nouveaux bureaux et la répartition de l’espace pour chaque service, etc.

Bon à savoir

Comme évoqué plus haut, certains employés peuvent être réfractaires au changement de bureaux. Leur partager les plans et des photos des futurs bureaux leur permettra de se projeter dans leurs nouveaux bureaux.

Effectuez toutes les démarches administratives

Certains baux professionnels comprennent 6 mois de préavis de départ pour une entreprise. Pensez à consulter votre contrat de bail dès le début de votre projet de déménagement pour ne pas être pris de court. Également, il faudra vous renseigner auprès de vos assurances, de vos différents fournisseurs (Internet, téléphonie, électricité, équipements de sécurité…) sur leur politique de déménagement des lignes, afin de savoir comment vous organiser pour transférer les contrats à votre nouvelle adresse à temps.

N’oubliez pas également de prévenir les administrations pour effectuer votre changement d’adresse : Service des Impôts des Entreprises, INSEE, URSSAF...

Contactez différents prestataires de déménagement

Un déménagement d’entreprise représente un coût important. C’est donc une enveloppe budgétaire à prévoir. Il faut donc pouvoir trouver la solution la moines chère et la plus avantageuse, afin de ne pas créer de trou dans votre budget annuel et impacter votre activité. Cela vaut notamment pour payer les prestataires, tels que les déménageurs.

Pensez d'ailleurs à contacter plusieurs entreprises afin de comparer les devis entre le coût et les prestations proposés par chacune d'entre elles.

Organisez l’aménagement des nouveaux locaux et le ménage des anciens

S’il est important de préparer un plan d’aménagement et un plan des futurs bureaux, c’est pour ne pas vous retrouver perdu lors de l’arrivée dans les nouveaux locaux. Faites en sorte que chaque employé note bien chacun de ses cartons en y inscrivant son nom, son service et l’étage de son nouveau poste de travail afin de faciliter le travail des déménageurs.

Enfin, n’oubliez pas les anciens bureaux ! Vous pouvez également vous renseigner auprès de différents prestataires ici aussi afin de ne pas vous embarrasser du ménage ou de la rénovation des anciens locaux.

Bon à savoir

N’oubliez pas également d’informer vos clients, prestataires et partenaires commerciaux de votre changement d’adresse et à partir de quelle date celui-ci sera effectif.

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