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Dans le domaine de la location de bureau, plusieurs types de contrats de bail sont envisageables. Modalités de mise en location, loyer, durée, chaque bail ou contrat de location apporte ses spécificités, son lot d’avantages et de points à respecter.
Le contrat prestation de services
De plus en plus fréquent pour les bureaux indépendants, le contrat de bureau en prestation de services propose non seulement la mise à disposition de bureaux mais également des services complémentaires qui sont inclus dans le loyer. Il comprend alors l’électricité, le chauffage, internet, le ménage, le mobilier, les espaces communs, etc. Il se montre plus flexible que le bail 3-6-9, apporte des avantages et services supplémentaires et consiste donc en une sorte de contrat de bureaux clé en main. Dans ce cas de figure, le loyer est généralement fixé sur la base d’un forfait calculé selon la surface des bureaux additionnée aux services offerts avec le contrat de location. En tant que prestataire de service, vous pouvez louer vos locaux pour une durée courte qui peut s’étendre entre 1 et 36 mois et la durée de préavis est comprise entre 1 et 3 mois.
La sous-location de bureau
Le contrat de sous-location de bureau est conclu entre un locataire principal déjà en place dans les bureaux et un sous-locataire. Le locataire devient alors bailleur et met à la disposition d’un autre locataire tout ou partie de l’espace dont il bénéficie. Il est alors nécessaire d’obtenir l’autorisation du bailleur pour pouvoir sous-louer le bureau et le loyer appliqué au sous-locataire ne peut en aucun cas être supérieur à celui qui est payé par le locataire principal. De même, les termes du contrat doivent être identiques, car le locataire ne peut attribuer plus de droit au sous-locataire que ceux dont il bénéficie dans le contrat principal. En cas de renouvellement du bail au sous-locataire, le bailleur doit également en être informé et donner son accord.
Si l’entreprise est encore jeune, il est préférable de se tourner en premier lieu vers un contrat de sous-location ou de prestation de services pour davantage de flexibilité.
Le bail précaire ou bail dérogatoire
Le bail précaire, également appelé bail dérogatoire, est un bail de courte durée puisqu’il est conclu pour maximum 3 ans. Il est généralement choisi par les sociétés naissantes qui souhaitent tester leur concept et lancer leur activité dans l’attente de voir si celle-ci est pérenne. Le bailleur et le locataire peuvent décider de conclure plusieurs baux dérogatoires successifs, chacun étant conclu pour 3 ans maximum à chaque renouvellement. Mais le bailleur peut également proposer la conclusion d’un bail 3-6-9 à l’issue du bail précaire. Le loyer est fixé librement et n’est pas plafonné.
Le bail commercial ou bail 3-6-9
Le bail 3-6-9 est conclu pour une durée de 9 ans minimum et peut être résilié par le locataire tous les 3 ans, avec un préavis de 6 mois. Le locataire doit être une société en activité, immatriculée au Répertoire des Métiers ou au Registre du Commerce et des Sociétés. Il n’est pas nécessairement écrit et peut être conclu oralement. Le loyer du bail commercial est fixé librement par les parties et le bailleur n’est pas tenu de conserver le loyer du précédent locataire ou des loyers de référence. Il est généralement calculé selon la valeur locative du local et est exprimé en euros par an et par m².
Le contrat de domiciliation commerciale
Toutes les entreprises quelles qu’elles soient doivent être domiciliées à une adresse : il s’agit de leur siège social, mais également de leur adresse fiscale et administrative. Cette adresse ne doit en aucun cas être une boîte postale, ce qui explique que certaines sociétés puissent avoir besoin de passer un contrat de domiciliation commerciale. Ce contrat est passé entre une entreprise et une société de domiciliation et doit être obligatoirement écrit. La durée minimale du contrat est de 3 mois et il est renouvelable par tacite reconduction. Outre la domiciliation, ce contrat comprend généralement des services tels que la gestion du courrier, l’accueil téléphonique, la location de salles de réunion ou de co-working, etc.
Au moment de conclure un bail commercial, les parties doivent s’entendre sur le montant du loyer, les modalités de versement, le dépôt de garantie et le mode de résiliation notamment.
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