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Organisez efficacement vos webinars !

Organisez efficacement vos webinars !

L’explosion du télétravail, dûe à la crise sanitaire du coronavirus nous a obligés à revoir nos façons de travailler. Avec cela, les webinars, autrefois réservés aux conférences entre collaborateurs dispersés aux quatre coins du globe, se sont démocratisés. Pour réussir au mieux le vôtre, suivez le guide !

Organisez efficacement vos webinars !

Sommaire

Orientez votre webinar vers un sujet précis

Cela doit vous paraître un peu évident, mais il y a un vecteur commun aux conférences virtuelles qui laissent les participants sur leur faim : l’éparpillement du conférencier. En effet, si celui-ci choisit de traiter un sujet trop vaste ou d'en traiter trop à la fois, il n’aura pas le temps de l'aborder correctement et en profondeur... ou alors le webinar durera bien trop longtemps ! Dites-vous, dans tous les cas, que le trop est l’ennemi du bien. Une conférence efficace et intéressante répondra toujours à une problématique précise et aux sous-thèmes qui peut en découler. Pas plus, pas moins. 

De plus, axer votre webinar sur une question précise vous permettra d’avoir une audience qualifiée et intéressée dans votre discours. Il vaut mieux moins d’auditeurs mais que tous soient attentifs, que beaucoup d’auditeurs désintéressés.

Bon à savoir

Les études TEDx ont démontré que le temps de concentration d’une audience tablait à 18 minutes maximum. Le format web étant moins captivant qu’une conférence physique, attention à ne surtout pas dépasser ce temps de parole.

Ciblez votre audience et appréhendez ses besoins

Avant même de formuler votre support de présentation que vous partagerez à vos interlocuteurs pendant votre webinar, faites un point sur qui sera votre audience et qu'est-ce qu'ils attendent de vous. Ces données devront faire partie de votre fil rouge de rédaction :

  • Qui sont les participants ? Sont-ils externes ou internes à l’entreprise ? 
  • Quel est leur coeur de métier ? Cette question est importante : s’ils font le même métier que vous, vous pourrez aborder le thème plus profondément. En revanche, s’ils font un métier opposé, n’utilisez pas trop de jargon et ne soyez pas trop technique pour ne pas perdre votre audience.
  • Dans quel contexte leur parlez-vous ?
  • Qu’attendent-ils de votre intervention ? Plutôt des réponses précises ou des pistes de réflexion ?
  • Votre conférence aura-t-elle des suite ou est-ce un « one shot » ?

Gardez toujours en tête ces questions pendant la rédaction de votre présentation (et surtout les réponses !) afin de ne pas perdre de vue votre objectif : captiver, instruire, convaincre.

Formulez une présentation claire et prévoyez des notes à côté

Une présentation claire, esthétique et efficace est presque aussi importante que votre discours pendant ce webinar. De ce fait, vous devrez faire en sorte que celle-ci serve votre description, tout en la résumant. L’objectif est d’envoyer ensuite celle-ci à vos auditeurs, il faut donc qu’ils puissent avoir à l’écrit toutes les clés que vous leur avez donné à l’oral.

Mais, l’objectif étant avant tout de captiver leur attention pendant votre webinar et non après, ne la chargez pas trop. Illustrez-la au maximum (d’images, de schémas, de graphiques…) et n’écrivez pas trop (et surtout pas en tout petit). Gardez l’essentiel : les titres, les sous-titres, les questions et mots-clés et les définitions importantes.

Bon à savoir

Pensez à l’harmonie visuelle de votre présentation. Plus elle sera esthétique, plus elle captera votre audience pendant votre webinar. Choisissez attentivement les codes couleurs, les polices, les images, etc.

Maîtrisez votre logiciel de présentation virtuelle

Maintenant que vous avez ciblé votre approche, votre audience et que vous avez formulé votre présentation, vous allez pouvoir organiser votre webinar. La première chose à structurer sera le choix de votre outil de présentation ou le choix que vous n’avez pas ! Il existe de nombreux logiciels qui permettent d’organiser des webinars : Cisco Webex, Google Meets, Google Hangout OnAir, Teams (que vous utilisez sûrement déjà en télétravail. Vous pouvez même opter pour des plateformes plus BtoC, telles que Twich ou Youtube, mais vos collaborateurs ne pourront discuter avec vous que par chat. 

Quel que soit le logiciel choisi ou imposé par votre entreprise : maîtrisez-le ! Faites des tests, ouvrez-le, créez des faux webinars, demandez à des proches de se connecter afin de voir quelles sont vos options en tant qu’organisateur et comment appréhender les potentiels bugs et problèmes. Veillez aussi à ce que son utilisation soit facile d’accès, afin que chacun puisse assister à votre webinar sans que cela ne soit un chemin de croix.

Bon à savoir

Le jour J, coupez toutes les notifications sur votre mobile et sur votre ordinateur !

Pendant la présentation : déstressez, laissez-vous porter !

A quelques minutes de vous lancer, essayez de vous détendre au maximum. Si des petits couacs surviennent, essayer d’en faire une source de blague plutôt que de vous laisser submerger par le stress. Si c’est votre premier webinar, n’hésitez pas à le dire. Non seulement votre audience vous encouragera, mais en plus elle sera plus indulgente si vous perdez le fil ou que vous vous emmêlez les pinceaux à un moment ou un autre. N’oubliez pas de faire attention à vos propres défauts : travaillez sur vos éventuels tics de langage, entraînez-vous à parler en vous enregistrant avec votre smartphone si vous avez tendance à parler trop vite, trop lentement ou de manière trop monocorde. Ecouter votre propre discours après enregistrement vous permettra de vous rendre compte de vos petits défauts.

Enfin, n’hésitez pas à encourager votre audience à vous poser des questions en fin de présentation. Cela permettra de donner un nouveau rythme à votre webinar, mais parce que c’est également plus facile d’être enjoué et dynamique lors d’une conversation que pendant un monologue.

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